Egyesek munkaidejükben hivatali tisztséget töltenek be vagy gazdasági társaságot igazgatnak. Sőt! A tisztségviselők és cégvezetők munkaidejükön kívül magánéletüket élik. Miért ez a banálisnak tűnő megállapítás?
Az elektronikusan előállított irat joghatása függ az aláíró által aktuálisan elfoglalt szerepkörtől. Korábban megismertünk a teljes bizonyító erejű magánokirat elektronikus létrehozására néhány alternatívát és érintettük a közokirat fogalmát, amely szerint a közokirat olyan papír alapú vagy elektronikus okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül, a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő módon állított ki.
Az elhatárolást egy gondolatébresztő példán keresztül vezetném le. A bíróság vagy más hatóság – pl. rendőrség – képviselője hivatali tevékenysége során közokiratot hoz létre – hiszen ez (is) a munkaköréből fakadó feladata. Erre célszoftverek, ügyviteli rendszerek állnak rendelkezésére, amelyben a részére biztosított jogosultság birtokában állítja elő az iratot, majd azt – általában – a számára hivatali feladatai ellátásához biztosított minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírásával hitelesíti – így létrejön a közokirat, amelyet az ügytípus függvényében, az ügyfél RNY-ben rögzített rendelkezéseire is figyelemmel expediálhat. A hatóság képviselője munkaideje végeztével magánemberként folytatja a napját, s – mint bárki más – szerződést ír alá, nyilatkozatot, meghatalmazást készít, bejelentést tesz, amelynek a formája teljes bizonyító erejű magánokirat. Ezt teheti a korábban megismertek szerint például AVDH útján hitelesítve, eSzemélyi használatával, vagy egyéb tanúsítvány alkalmazásával aláírt iratban.
Nem elég azonban az elhatároláshoz a munkaidő vizsgálata. A hatóság képviselője egyben az őt foglalkoztató szerv munkavállalója, állományának tagja is, ennek megfelelően a dolgozókat érintő jogait is gyakorolni szeretné. Kérelemmel, nyilatkozattal, bejelentéssel fordulhat munkáltatója felé, pályázatot nyújthat be – amely irat már kívül esik az érintett szerv ügykörén, így az ilyen tartalmú iratai a közokirat fogalomkörén kívül esnek. Az így előállított iraton már nem helyezhető el a hivatali feladatai ellátásához biztosított aláírása.
A példából jól látható, hogy a szerv ügykörén kívül előállított iraton nem helyezhető el a hivatali célú aláírás, és az irat előállítása sem a szerv ügyviteli rendszeréhez kötődik. Ennek áthidalásaként például egyes szervek rendelkezésére áll az https://eszemelyugy.gov.hu/ útvonalon elérhető Személyügyi Űrlap, amelyben az elkészített, teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt (pl. AVDH hitelesített, eSzemélyi, vagy egyéb tanúsítvány útján aláírt) nyilatkozatát az érintett dolgozó a címzett szervezet részére, hivatali kapujába megküldheti KAÜ azonosítást követően. Mindez azonban visszafelé is igaz, hiszen a munkáltató hivatal sem az ügyviteli rendszere útján kommunikál személyügyi kérdésekben a dolgozójával, hanem például biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével az értesítési térhelyére továbbítja az ilyen jellegű iratokat.
Értelemszerűen a hivatali célú aláírás sem használható a magánszemélyként rögzített nyilatkozataink hitelesítésére, hiszen az végképp nem tartozik a szerv ügykörébe. Ugyanez a kettősség megfigyelhető a gazdasági társaság, cég képviseletében eljáró személy ebbéli szerepköre és magánszemély mivolta között is azzal a különbséggel, hogy a cégkapu és az ügyfélkapu használata már nem ennyire látványosan különül el a mindennapi használat során.
Fentiek miatt érdemes élesen elhatárolni a magáncélú és a hivatali, gazdasági tevékenység során használt aláíró tanúsítványaink használatát, hiszen az egyik oldalon joghatás kiváltására alkalmatlan irat keletkezhet, míg a másik oldalon akár visszaélés gyanúja is felmerülhet. Napjainkra számos – akár díjmentes – szolgáltatás is elérhető, így némi körültekintéssel ez a kettősség könnyedén kialakítható és fenntartható a hitelesség megőrzése és fenntartása érdekében.