Az előzőekben megismertük, hogyan érhetjük el, hogy az RNY-hez csatlakozott szervezetek a küldeményeiket elektronikus csatornán küldjék meg számunkra. Ennek kapcsán merült fel a hivatalos elérhetőségünk az értesítési tárhely.
A természetes személyek szemszögéből megközelítve az értesítési tárhely a NISZ Zrt. által biztosított díjmentes szolgáltatás, amely a hivatalos elektronikus kapcsolattartási tárhelyünk, a biztonságos kézbesítési szolgáltatási címünk. Ez a szolgáltatás egyes hivatali szervek számára hivatali kapu, gazdálkodó szervezetek számára cégkapu szolgáltatásként is ismerős lehet.
Ügyfélkapu hozzáférés birtokában rendelkezünk Értesítési tárhellyel is, amelyre KAÜ azonosítást követően léphetünk be.
A gyakorlatban – beállítások függvényében a megadott e-mail címünkre – „Átvételi lehetőség értesítő” című elektronikus levélben értesülhetünk arról, hogy értesítési tárhelyünkre küldemény érkezett. A https://tarhely.gov.hu/ oldalon bejelentkezve a fenti főképernyő fogad, ahol az érkezett küldemény számos adata (pl. feladó, érkezés időpontja, ügyszám, tájékoztató adatok) megtekinthető, majd átvétel esetén a küldemény letölthető és elolvasható, majd igény szerint törölhető, vagy tartós tárba helyezhető.
Amennyiben a dokumentumot átvesszük (letöltjük), arról a Feladót a szolgáltató értesíti, így a küldemény kézbesítettnek minősül, hasonlóan a postai tértivevényes küldemények átvételéhez, joghatás kiváltására alkalmassá válik, hiszen szabályszerű kézbesítés történt.
A rendelkezésre álló tárhely jelenleg 30 Mb (nem, nem elírás), amely csekély mérte ellenére is elegendő a hivatalos küldemények fogadására, sőt, egyes küldemények tartós tárba helyezésével archiválására is. Az archiválás, visszakereshetőség érdekében címkéket hozhatunk létre, s a tartós tárba helyezett küldemény egy vagy több címkével megjelölhető, így tematikusan archiválhatunk (pl. értesítési, visszaigazolás, RNY, NAV, általam feladott, trafi, oktatási, stb…). Fontos tudni, hogy a tartós tárba nem helyezett dokumentumok 30 nap után törlésre kerülnek.
Amennyiben a hivatalos küldeményt 5 munkanapon belül nem töltjük le, „Értesítés át nem vett dokumentumról” című e-mail értesítést kapunk, melyben egy újabb 5 munkanapos határidő tűzésével felhív a szolgáltató a küldemény átvételére, ennek elmaradása esetén a Feladó és a Címzett egy Meghiúsulási igazolás című okiratban kerül az átvétel elmaradásáról tájékoztatásra. Ettől függetlenül a dokumentum beérkezéstől számított 30 napig elérhető a tárhelyen. Fontos megjegyezni, hogy az átvétel magtagadása esetén is kézbesítettnek minősül a küldemény a megtagadás időpontjában a szolgáltató által visszaküldött megtagadásra vonatkozó igazolás alapján. A kétszeri értesítés ellenére át nem vett küldemény a második értesítés igazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon a küldemény szintén kézbesítettnek minősül. Ezt a gyakorlatot hasonlóképpen érdemes elképzelni mint a postai tértivevényes küldemények esetében a nem kereste jelzéssel visszaküldött levelet, a klasszikus kétszeri kézbesítési kísérlet gyakorlata, és joghatása fényében.
Küldési lehetőségünk az értesítési tárhelyünkben KR-fájl formátumban mentett (pl. ÁNYK rendszerben készített) dokumentumokra korlátozódik, azonban az ilyen formátumban mentett dokumentumok expediálásra biztonságos kézbesítési szolgáltatást nyújt a szolgáltató, így a számunkra küldött küldemények feladóihoz hasonlóan mi is megkapjuk a kézbesítési, átvételi igazolásokat.
Iratok expediálására számos platform áll rendelkezésünkre, így a KR-fájlok küldése szűkebb körben képzi a mindennapok gyakorlatát, későbbiekben bemutatok néhány ismert és kevésbé ismert online felületet a hivatalokkal való kommunikációra.
Az értesítési tárhely sok szempontból megkönnyítheti, felgyorsíthatja a mindennapjainkat. A Rendelkezési Nyilvántartásban rögzített rendelkezéseink alapján a gyorshajtásunk eredménye, az idézés, esetleg számunkra kedvezőbb kimenetelű ügyeink iratai a hatóság általi expediálás pillanatában rendelkezésünkre állnak, e-mail értesítésben haladéktalanul értesülhetünk róla, a papír alapú küldeménnyel járó várakozás, sorbánállás elkerülhető, és a beérkezett küldemények archiválása is könnyedén megoldható.
Különös figyelmet érdemel azonban az e-mail fiókunk is, hiszen az digitális térbe terelt mindennapjaink során már nem tehetjük meg, hogy hetekig mellőzzük az elektronikus küldeményeink ellenőrzését, mert gondoljunk csak bele: elvágtunk egy jól megszokott papír alapú köteléket a hivatalokkal, és egy új, dinamikusan fejlődő elektronikus kommunikációra tettünk ígéretet, s az adott szó kötelez – immáron jogi értelemben is…