A KEAASZ szoftver használata mellett felmerülhet a logikus kérdés: Miért szükséges a dokumentumot *.pdf formátumba exportálni és külön alkalmazással aláírni? Nem lehetne közvetlenül a szövegszerkesztőben aláírni a kész dokumentumot? De igen, lehet(ne). A rövidutas megoldásnak azonban lehetnek hátrányai is az általánosan elfogadott *.pdf formátummal szemben.
Azokban a szövegszerkesztő, dokumentumkezelő programokban ahol az eAláírás lehetősége biztosított, – az eSzemélyi Kliens használata mellett – aláírhatjuk az elkészített iratot. Talán az egyik legismertebb és legelterjedtebb opció erre a Microsoft Office programcsomag, amelyben a szövegszerkesztő alkalmazás mellett például táblázatkezelő, vagy prezentációs alkalmazásban is biztosított az eAláírás lehetősége, s ennek egyes felhasználási területeken jelentős létjogosultsága van.
Az elkészített dokumentum mentését, véglegesként jelölését követően az aláírás folyamatában megadható a kötelezettségvállalás típusa (a dokumentum létrehozója és/vagy jóváhagyója) és szövegesen rögzíthető az aláírás célja. Az aláíróról számos további információ rögzíthető, így az aláíró szerepköre/titulusa és az aláírás helye. A tanúsítvány adatai szintén láthatóak és ellenőrizhetőek, vagy akár módosítható is az aláírásra kijelölt tanúsítvány – amennyiben több tanúsítvánnyal rendelkezünk.
Az aláírás folyamata hasonló a KEAASZ aláírásnál megismertekhez. Szükségünk lesz az eAláírási PIN kódra, amely a számítógép billentyűzetén, vagy a PIN paddal rendelkező kártyaolvasók esetén a kijelzőn megjelenített instrukciók szerint a PIN padon adható meg (csakúgy mint a CAN szám is az eSzemélyi Klines szoftver számára). Az aláírás az eredetileg mentett dokumentumban kerül rögzítésre, ezesetben új fájl nem jön létre. Az így aláírt – fenti példánál maradva – word, excel, vagy powerpoint dokumentum az eredeti formátumának és szerkeszthetőségének megőrzése mellett immáron tartalmazza az elektronikus aláírást az aláíró minden korábban rögzített adatával és a tanúsítvány adataival együtt, amely a korábban megismertek szerint visszaellenőrizhető. Érdemes figyelemmel lenni arra, hogy a dokumentum nyomtatási képe, vizuális megjelenése nem tartalmaz utalást az elektronikus aláírásra, csupán a szoftver jelenít meg erre vonatkozó információkat.
Az eredeti formátum megőrzésének minden előnye ellenére azonban fokozott figyelemmel érdemes kezelni az így aláírt dokumentumokat, hiszen a szerkeszthetőségéből adódóan azok tartalma módosítható, ennek során az aláírás eltávolításra kerül. Erre a program figyelmeztetést is megjelenít. Gondolhatnánk hogy mi baj lehet, hiszen az e-mailben kapott fájl eredetije rendelkezésre áll és újra lementhető. Az alternatív csatornákon – például adathordozón, fájlmegosztó rendszeren – érkezett fájlok egyetlen rendelkezésünkre álló példányának sértetlenségét azonban veszélyeztet(het)jük a megnyitást követő – akár véletlenszerű, figyelmetlenségből fakadó – módosítással, így javaslom minden aláírással rendelkező fájlról másolat készítését.
Függetlenül attól hogy *.pdf formátumban mentett és KEAASZ szoftverrel utólag aláírt, vagy eredeti formátumában a szerkesztő szoftverben aláírt dokumentum a végeredmény, azt többségében nem saját részre készítjük, tehát továbbításra kerül valamely gazdasági társaságnak, hatóságnak, magánszemélynek. A továbbítás számos módja közül – melyről későbbiekben még esik szó – az e-mailt emeljük ki a fentiek kapcsán.
Készítettünk tehát egy aláírt *.pdf vagy eredeti formátumában megőrzött pl. Ms. Word dokumentumot. Azt mellékletként csatolva egyszerűen továbbíthatjuk a címzett(ek) részére. Gondoljunk azonban bele, hogy nem minden esetben szükséges szövegszerkesztőben szerkesztett, bizonyos formaiságokhoz kötött iratot készíteni, néha a tartalom a lényeg. Erre biztosít lehetőséget a Microsoft Office programcsomag példájánál maradva az Outlook levelező alkalmazás is, melyben közvetlenül a továbbított e-mail is aláírható, így már az e-mail hitelessége sem lehet kérdéses a fogadó fél számára.
Az elkészített, megszövegezett és formázott e-mail – továbbra is az eSzemélyi Kliens használata mellett – az aláíró tanúsítvány kiválasztását követően a fentiekhez hasonlóan aláírható az eAláírási PIN kód ismeretében, sőt, titkosítási tanúsítvány rendelkezésre állása esetén akár titkosított üzenetként is továbbítható.
Az így elküldött elektronikus levél fejléce egy sorral kiegészül, amely utalást tartalmaz az elektronikus aláírásra, az aláírás és a tanúsítvány részletei megtekinthetőek, az aláírás érvényessége ellenőrizhető. Az e-mail nyomtatási képe itt sem tartalmaz utalást az elektronikus aláírásra. Fontos kiemelni, hogy nem minden e-mail szolgáltató és nem minden levelező szoftver jeleníti meg és kezeli az elektronikus aláírásokat – fogadó oldalon sem -, és ez különösen igaz a levelező szolgáltatók webes rendszereire is. Érdemes lehet tehát figyelemmel lenni arra, hogy az Outlook levelező rendszerben küldött és elektronikusan aláírt e-mailt a fogadó fél az Outlook levelező rendszerében várhatóan kezelni tudja, azonban egy internetböngészőben megnyitott webes alkalmazás várhatóan nem jeleníti meg az elektronikus aláírást és annak részleteit.
Mindezekre tekintettel érdemes körültekintően eljárni az eAláírás szerkeszthető dokumentumokban használata során és az eAláírt elektronikus levelezés során. Az innováció nem mindenhol egyszerre tör utat, így nem minden fogadó fél kellőképpen felkészült a fájlkezelés vagy a szoftveres háttér tekintetében, így az általunk biztosított hitelesség befogadhatósága csorbát szenvedhet. Érdemes a címzettekkel, partnerekkel előzetesen egyeztetni, és a számukra is megfelelő, általuk is kezelhető kommunikációs csatornát és formátumot választani, vagy igazodni az általuk preferáltakhoz, hiszen hiába a joghatás kiváltására alkalmasság, ha a címzett észre sem veszi, vagy technikailag képtelen feldolgozni, ügyviteli rendszerében kezelni az elektronikus aláírásunk valamely változatát.